時間管理
詹莉萍
嘉義大學國民教育研究所
壹、前言
時間管理對個人或組織而言同等重要，而校長及行政人員對時間管理的概念常是學校經營成功與否的一項重要因素，若不能掌握時間因素，則一切學校管理的策略，將無法達成。所以具備時間的基本概念、了解浪費時間的因素，並學習時間管理的策略，乃是教育工作者應重視的課題。
貳、時間管理的內涵
一、時間的特性
時間的特性依學者的看法有下列幾項（楊燦煌，1988；鄭彩鳳，1993）：
（一）珍貴資源
時間是一種資源。更進一步的說，它是一種最重要、最珍貴的資源，其它的資源可以「製造」、「積存」、「交換」、「流用」，但是時間都不行；它會耗失，無法「再生」。
（二）不可回溯
時光的隧道是單向的，只有前進，沒有後退；昨天過完是今天，接著是明天，逝去的永遠不會再回頭，一切都將成為歷史，它不像空間一樣，到過的地方可以在「舊地重遊」。
（三）不能買賣
一般人都認為時間是公平的、免費的，每天清晨只要張開眼睛，一天二十四小時就擺在眼前。不需花一毛錢就能到手，也不需努力去爭取，所以大多數的人認為時間沒有什麼了不起。反之，若每個人必須「買」屬於自己的時間的話，那麼對待時間的態度，將可能截然不同。它不能買、不能賣、不能租、不能借；不論是富翁或乞丐均不能改變這個事實。
（四）無法暫停
我們毫無選擇的餘地，被強迫以每天二十四個小時固定的速率消耗它，時間一過，一切都將成為往事。它無法像機器人一樣，可以操縱它，決定何時「開」，何時「關」。沒有人能阻擋它前進，它更不會像火車到站，為了讓旅客上下車，可以暫停。它像自由落體般，沒有暫停，只有「終止」。
鄧東濱（1988）認為時間具有毫無彈性、無法蓄積、無法取代、無法失而復得等特性。時間在我們的生活中，是最無情與缺乏伸縮的一種東西。然而我們能決定它消耗的一種方式，就像其他資源一樣，時間是可以被有效管理的。我們必須視時間為中性資源，猶如人力資源、財力資源、物力資源與技術資源那樣，將有助於我們切實把握「現在」，而不至於迷失於「過去」或「未來」。
二、時間管理的意義
時間原為物理名詞，後來又加以延伸。《韋氏大辭典》對時間所下的定義是：「行動或過程所進行的時間」；富蘭克林認為時間是「構成生命的要素」，「時間就是金錢」。古往今來，人們或因時空、或因角度的不同，概括了不同對時間的認識（朱文雄，1989）。
陳怡如（1988）指出時間管理有四項意義：1.設定目標，包括設定短、中、長期的目標及完成這些目標的活動，並評估這些目標、活動的進度。2.知覺控制時間，相信能影響自己花費時間的程度。3.排定優先順序，並按順序完成之。4.機械化技巧，典型與管理時間有關的行為，如列出每日工作表、攜帶記事本、做備忘錄、紀錄每日活動、做計畫等。
朱文雄（1989）認為時間管理的意義有下列六點：1.時間問題就是管理問題。2.時間管理就是自我管理。3.妥善有效地運用每天的二十四個小時，確保上班時間或工作時間或全天候的生活時間達到最具生產力的運用。4.投注最少時間，獲得最大利益。5.將本人身邊有限的時間，做最充分和最有效的運用，完成活動，達成心願、目標和理想。6.將時間用在與目標相關的活動上，使自己的成功更早、更快、更好、更大和更為持久。
吳宗立（1990）指出時間管理是將所擁有的時間資源，做充分且最有效的運用，在時間管理的歷程中，期望投入最少的資源，獲得最大的利益，或能掌握時效，運籌帷幄，以達成組織預期目標。從行政決策歷程分析，時間管理具有下列意義：1.爭取決策時間。2.掌握決策時機。3.規劃決策序位。4.管制決策績效。
綜合以上各家學者觀點，可歸納出時間管理是一個設定目標，按照優先順序，充分掌握時間，運用時間，以順利完成目標的有計畫之學習行為。
三、時間管理中的重要性
時間管理為何會越來越受到重視，徐發斌（2001）認為時間管理受到重視的原因歸納起來，可分下列幾種：
（一）減輕工作上的壓力
在快速變遷的今天，人們生活緊張忙碌，人人必須做好時間管理，掌握時間，生活才能輕鬆愉快，工作的壓力才得以減輕。
（二）它是有限且無形的資源
時間就是生命，流失後無法回溯，更不可能永遠擁有，是相當有限無形的資源，而且供給有限，我們要善加珍惜。時間管理可以使生命更豐富，生活多采多姿，工作有良好績效。
（三）增進學校行政效能
學校的人員在行政業務（如工程採購、文書處理）、課程教學、班級經營等方面，能夠做好時間管理，則能增進行政與教學之效能。
（四）提升生活水準及品質。
做好時間管理，以提高工作效率，增加休閒時間，使工作與生活並重，增加生活的樂趣，提升生活品質。
（五）享受生涯休閒的樂趣
做好時間管理，才能規劃人生各階段的生涯發展，終身學習，充實生命各階段的生活，工作之餘也能安排休閒，享受生活。
參、浪費時間的要素
若要積極有效地管理時間，我們必須了解哪些事情偷偷啃噬了我們的時間，又有哪些行為及觀念使我們浪費時間，才能對症下藥。謝佳雯（2003）認為原因如下：
一、個人部份
（一）工作拖延
拖延容易使計畫迷失，阻礙夢想及浪費時間。一項終究要處理好的工作，若拖延至最後一刻才著手，依經驗過則，不順利的可能性愈高，以致影響品質。
（二）缺乏順序
做事分不清事情輕重緩急、沒有時間去計畫、缺乏自律，喜歡做而不願意思考、工作無明確目標、流程未定型化等，都會造成時間浪費。
（三）優柔寡斷
決策過程缺乏信心、猶豫不決、埋入大量的資料堆中、決策技巧未合理化、忽略決策的目標、處理事情避難趨易，諸如此類性格因素亦會導致時間浪費。
（四）電話困擾
電話若能適當使用，它無疑是人與人溝通最便捷的工具。然而若是使用不當，它可能成為浪費時間、令人喪氣的罪魁禍首。
（五）不知拒絕
這也是剝奪時間的一大致命傷，常見的情形是：希望幫助別人、希望感覺被重視並參與每件事、不知如何說 “不”、想做廣受愛戴的人、擔心得罪請託者、誇大自己的能力等等。這種人不僅浪費了自己寶貴的時間，亦可能天天生活在精疲力盡中。
（六）不當溝通
不知道部屬需要何種訊息、語言障礙、用錯媒介、時機不對、接收者未受激勵或心胸未開放、未能建立共識等因素，都可能造成溝通不良，以致浪費時間。
二、組織部份
（一）缺乏計畫
透過計畫的擬定，可以騰出更多時間。許多人深知這個道理，卻仍有一些人從來不作計畫，以致隨波逐流，迷失自我。
（二）責任不清
學校行政是一團隊的組合，有些事務必須與其它單位合作，方能完成任務。但事實上學校各單位習慣於獨自作業，本位主義的行事風格與心態，使得複雜的學校事務權責分工無法明確，形成推卸責任的藉口，至時間常受到延誤（吳宗立，2000）。
（三）行政程序繁雜
學校是一科層化組織，故檔案、資料之書面化，有其一定的重要性，然而行政程序繁瑣，又必須依層級往上呈報，決策資訊在層層報告中失真失實，再加上知會單位各有立場，協調溝通形成時間的拉鋸，這些都會增添時間的壓力。
（四）含糊授權
有時害怕失敗的不安全感，對其他人缺乏信心、事必躬親、指示不清楚、害怕部屬或同事超越自己，都會導致領導者不敢或不能明確授權。
（五）缺乏激勵
對大多數人來說，激勵有如工作的推進劑，尤其是一些單調、壓力大的工作。若缺乏激勵，則工作人員可能因士氣低落，而推延進程。
（六）無效會議
開會最浪費時間，像會而不議、議而不決、決而不行、開會目的不清楚、會議記錄貧乏、無關緊要的發言、主持人能力欠佳、未能準時開始、無法準時結束、事先準備不夠等等都很浪費時間，因此不必要的會議應盡量避免，而應開會則需具有效率。
肆、時間管理的原則和策略
一、時間管理的原則
朱文雄（1999）認為時間管理的原則有以下幾點：
（一）利用確定方向原則
1. 由下而上的方向：就是每天不時精打細算、分秒必爭，時常算計著分分秒秒有無妥善地運用，設法認真地節省時間，講求效率，變成時間效率高手。
2. 由上而下的方向：就是把握人生的大方向，先有整體的人生目標，再有階段性目標；先有整體性計畫，再有分段性計畫、年度計畫、月進度、每日計畫
（二）利用邱吉爾原則
1. 每天在辦公室耗費許多時間在紙上作業，閱讀和撰寫都很花費時間，為了節省時間要快速閱讀，請用一頁紙告訴我重點。亦即做事不脫拖拉拉，應該把握重點，無論書面或口頭報告，先報告重點，至於細節及理由可以先割捨，容後有時間再談。
2. 如何以一頁紙寫出重點報告。
3. 看報告最忌冗言贅句，寫報告宜力求不多說一言也不少說一句。
（三）利用合併、濃縮原則
1. 在安排工作時間時，應當把類似的工作集中起來，以便消除重複的活動。
2. 對於例行公事、瑣碎事務等目標沒有多少價值或助益者，都應該給予合併、取消、授權。
3. 每天應有計畫的躲避並設法安排一些沒有打擾的、集中在一起的工作時間。
（四）利用危機管理原則
1. 面對突如其來的危機，能夠從容不迫化解。
2. 安排個人時間應有機動性，以便於應付個人無法控制的力量。
3. 訂定危機管理的書面計畫與策略
（五）條理與自律原則
1. 時間管理有兩大原則，第一是有條理，要自律，條理與自律同時並行，自會節省時間。
2. 條理可以使事情辦的很順遂，減少蹉跎和浪費；自律則可戒除許多浪費時間的壞習慣，使每一分鐘都用在該用的地方，使生命充實。
二、時間管理的策略
由於對於時間管理策略審視的角度不同，因此所認為的有效時間管理策略亦有不同程度的差異。綜合歸納以下提供幾項管理策略：（鄭彩鳳，1993；朱文雄，1993）
（一）有效計畫與監督
1. 計畫評核術（PERT）
計畫評核術是一種管理的技術，它是由計畫（Program）、評估（Evaluation）、查核（Review）、技術（Technique）組合而成。它告訴我們如何運用網狀圖去作計畫，安排整個工作中每一作業間的相互關係。而在計畫中最關鍵的因素乃時間管理。
2. 目標管理
所謂目標管理，就是每個人對自己應該做的工作，在一定期限內，要達成何種成果，由自己設立與負責。換言之，目標管理是訂立目標、決定方針、安排進度，並使之有效達成，同時對成果要加以嚴格覆核的一種管理體制。
3. 工作簡化
所謂工作簡化，就是對其現行的辦事方法，予以簡明的藍圖，並對此藍圖所呈現的事實與以分析，以消除業務上的瓶頸，避免人力及時間浪費，執簡以馭繁的技術。
（二）擺脫時間的浪費
1. 捨棄完美主義
追求完美是人生至高理想，但在有限的時間空間要求下，這種要求很容易流於優柔寡斷，因為你永遠在追尋最完美的方案，永遠在等待中，以致一事無成。
2. 分辨重要或緊急事項
通常依事情之重要及緊急性，可分四大類：重要及緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要亦不緊急。我們常在不知不覺中將重要事情置之腦後，等到察覺時，真正該做的事情已經延誤了時效。
3. 劃分工作
將複雜、艱難的工作劃分為一小部分，有助於任務的推動。
4. 直接面對不愉快的工作
處理討厭的工作最好的方法就是面對它，視而不見不會使它們消失於無形，通常反而更糟，因此必須現在就下定決心完成工作。
5. 獎勵自己
這是拖延的好方法，因為它有實際上的正面意義。
6. 掌握資訊
很多事情的延宕甚至造成錯誤的決策，其重要原因之一乃在於不能掌握充足且正確的資訊。因此校長應要求各處事主任就自己的職務範圍中，隨時掌握資訊動向，以作為決策依據。
（三）掌握時間的運用
1. 同時處理
有些事情可以在同一時段內同時處理，也就是要把一個時間當成兩個時間來使用。
2. 積極充實
利用零碎的時間來充實自己，不要瞧不起短暫的一分鐘，短暫的累積就是長久。
3. 配合節奏
黃金時間是在一天內履行一項指定工作時，精神能力處於最佳狀態的時間，若能配合個人節奏，把重要的工作安排在能做的最好的時間裡，將有事半功倍之效。
4. 準時下班
企業管理專家認為，不管辦公室有多少工作，時間到了最好就準時下班。
5. 休閒時間
休息是為了走更長遠的路，人的精力是有限的，長期工作容易疲累，終而影響工作效率。所以學校應定期或不定期舉辦各種休閒活動，以調劑成員的身心。
6. 彈性時間
彈性原則使用在時間管理方面，大致可分為三種：交錯工作時間、彈性工作時間與可變工作時間。第一種的概念是指允許工作時間有一定程度的靈活性。第二種的概念是讓每個成員對工作時間有個選擇的餘地。第三種包括了工作安排中的大部分彈性時間，它與彈性工作時間制的區別是，不指定中心工作時間，允許成員根據自己的願望，決定工作時間，只要能完成自己的任務，成員可以不經批准就停止工作。
（四）加強組織的互動
1.落實職務授權
授權可延伸一個人能做的事與能控制的事，同時亦可增加部屬的主動性、技巧、知識、能力，及維持決策層次，更可減少管理者的時間，以做更重要的事。為藉授權以達到對時間的有效管理，可採行下列策略。
（1） 不做能授權別人的事。
（2） 將工作交給能處理的最好的人或單位。
（3） 所授權的性質與範圍應特別清晰與準確的表明。
（4） 信任被授權者。
（5） 一開始就講明期望完成的狀態。
（6） 追蹤。
2.有效溝通意見
如果想要珍惜寶貴的工作時間，具有適當的溝通管道是必要的，藉由良好的溝通，可提高時間效率。
（1） 給予充分反應時間。
（2） 傳達訊息應明確與簡潔。
（3） 慎選溝通的時間。
（4）
提供回饋管道。
（五）管理部屬的時間
當一位校長在關心自己時間管理問題的時候，也要注意部屬的時間問題，校長造成部屬時間浪費的原因有：
1. 指令下達不清楚
2. 讓部屬等候
3. 干擾部屬的工作
要如何有效管理部屬的時間，使自己與部屬的時間能有效運用，可採用下列的方式：
1. 尊重部屬。
2. 指派工作應值得被授權者花費他們的時間與努力。
3. 辦理學校管理研討會。
4. 協助部屬成長。
5. 控制部屬的工作負荷
伍、結語
拿破崙說：「除了時間，我可以得到一切」，時間是一種最重要的資源，它一去不復返，而且不能買賣也不能停留。教育相關人員在體認時間的重要性之後，即刻就要努力在有限的時間中追求無限的超越，不斷地學習，而不是讓時間成為阻礙成長的壓力。為達成這個目標，學校可以定期辦理研習、增設時間管理課程、邀請專家到學校演講，進而培養校長、主任、教師等對時間規劃的能力。
參考文獻
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鄭彩鳳（2003）。學校行政：理論與實務。高雄：麗文。
朱文雄（1999）。時間管理。高雄：復文。
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陳明華，吳明隆（2004）。高中職學校行政主管時間管理現況及其策略運用之研
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徐發斌（2002）。新竹縣國民小學校長時間管理策略之研究。國立新竹師範學院學校行政系碩士論文。