「開會」，你到底會不會？---從五大徵狀來診斷會議體質
鄭意儒
一、前言：
「每人都曾開過會，人人都怨開會多，生活不能沒有會，人生不該全是會。」
請問您從小至今開過多少會？若真要認真地算起來，必定得花些時間，才可能有個大概的數字。雖然大家「開會」的經驗多得不勝枚數，但就真的表示你會「開會」了嗎？「開會」在一般人眼裡，看似平常的例行公事，其實可能是許多人避之唯恐不及的工作活動之一。原因不脫離，大家還沒學會如何開出一個具有高效能的會議。
網路上，流傳著一段關於「開會」的順口溜：「赴會要及時，小心選座位，最好靠邊邊，以免遭口水。雖然在開會，誰也不理誰，有人忙協調，有人無所謂。主席一上台，自稱大掌櫃，扯東又拉西，全憑一張嘴。內容沒準備，聽來活受罪，差了十萬八，大家還說對。台上說什麼，沒人去領會，手機不時響，怎還不散會。牛皮拼命吹，發言不乾脆，時間過好久，不知輪到誰。有人窮訓話，有人打嗑睡，有人瞎附和，有人掉眼淚。小聲像催眠，令人真陶醉，大聲不必怕，就當狗在吠。打盹有技巧，腦袋不能垂，不然被逮到，就要倒大霉。會開一下午，實在有夠累，沒聽兩三句，水喝好幾杯。說來真慚愧，開會千萬回，都快要退休，還是不太會。」內容描述出不少人開會時的病徵，聽來令人莞爾ㄧ笑，其實隱含著多少大家對於會議的不重視、漫無目的、無聊之感受。
當大家把開會當做苦差事時，會議就難以達到它真正實行的目的。因此，診斷出會議的病徵，在針對其病因對症下藥，才能讓每個人在會議裡各取所需，知此知彼，以達共識，爲共同的目標而努力。
二、從五大徵狀來診斷會議體質：
在Patrick
Lencioni所著的『開會開到死』ㄧ書中提到，開一個沒有效率的會議，小則浪費時間，大則丟掉一家公司！其實一個會議是否具有效率，不難從下列幾大徵兆可以看出端倪來。
（一）與會者的病徵：
1. 「心有旁騖」型：會議中即使做其他的事情（如：打盹、塗鴉、接聽手機等），也無所謂。
2. 「不說不做」型：若提出意見，就有可能被交付該項任務，因而不敢提出意見。
3. 「批評第一」型：從不提出任何建議或點子，卻ㄧ味地批評他人的提案。
4. 「東拉西扯」型：時常將議會主題偏離，只講述自己有興趣的話題。
5. 「與我無關」型：認為開會與自己毫無關係，對於會議內容並不關心，出席只是爲了等待會議的結束。
（二）會議本身的病徵：
1. 「會議目的」的問題：對於會議召開的目的不清楚，或無法讓與會者了解開會的目的為何；常搞不清楚為何要把大家集合起來開會。
2. 「與會人員」的問題：指參與會議的人數過多，以致無法好好討論議題；或者是與會者非真正的會議關鍵人物。
3. 「會議定位」的問題：會議所要討論的主題不夠明確、清楚或者會議的主題可以藉由其他方式傳達，如：電子信件、公佈欄等。
4. 「會議時間」的問題：報告、資料說明的時間過長，討論議題的時間嚴重地被壓縮。
5. 「會議流程」的問題：未事先安排好會議進行的流程，影響層面較大的議題，放在後頭討論，嚴重干擾先前的決議內容。
6. 「會議座位」的問題：出席座位是按照職位大小順序排列或者是演講聽的座位安排，而非便於討論的座位形式。
（三）會議主持人的病徵：
1. 無法「掌握優先順序」：主持人對於會議流程不清楚；對於討論議題的順序安排未能釐清。
2. 無法「充份溝通」：當與會者對於會議內容有不同意見時，主持人無法扮演好居中協調、溝通的角色。
3. 無法「做好時間管理」：主持人未控制好整個會議的實施時間，徒增會議成本；只爲了準時結束，卻不顧及會議品質。
4. 無法「化解衝突」：當與會者因不同意見產生衝突時，主持人無法安撫情緒，並將會議主軸回到議題本身。
5. 無法「立即判斷」：對於重要、有價值性的會議建言，主持人卻用「以後再考慮看看」的說法，延遲決議的時間。
（四）會議結果的病徵：
1. 「沒有結果」：ㄧ場會開下來什麼決議也沒有，也沒有激發任何的新想法。
2. 「主管決定」：決定的關鍵不在於意見的好壞，而是發言者音量或職位的大小。
3. 「誰來執行」：會議討論有結果，卻未明確交付所應執行的單位或個人。
4. 「沒有追蹤」：常常聽人說開什麼會嘛！說了又沒有在做，做也沒人管……，不止讓開會沒用，也讓要去開會的人喪失信心。
除了上述「與會者的病徵」、「會議本身的病徵」、「會議主持人的病徵」與
「會議結果的病徵」之外，會議最忌諱的事－會而不議、議而不決、決而不行、行而未加以追蹤、如此型式的會議，讓人對於開會興致缺缺。在齊藤孝所著的『會議革命』曾提及會議成本的計算公式為：「會議成本＝人數×時間×薪資單價」。因此，沒有效率的會議即是在浪費員工的時間、浪費組織的成本。組織可以藉由以下的問題，試著盤點出每位員工的會議成本。
（五）會議成本：（齋藤孝，2004）
1.
員工○○○，一週內，總共開了幾個會？
2.
員工○○○，一週內，為會議花掉多少時間？
3.
員工○○○，一週內，因為開會往返的時間成本？
4.
員工○○○，一週內，因為開會加了多久的班？
5.
員工○○○，一週內，因為開會失去多少關鍵時刻？
6.
員工○○○，因為開會延宕了多少工作？
三、結語：
會議的主旨就是集結眾人的智力、創造力來討論有關的主題。對於與會人員來說，開會正是表達意見充分溝通的大好機會。大多數人必須花很多時間在會議上，卻很少投入精神來改進會議品質。根據華爾街日報的一項調查顯示，開會是企業人士認為他們生產效率最低的時候，比打電話，寫公文或辦公室聊天，都還浪費上班時間。除了時間外，如果公司將每次開會的時數，乘上與會者的時薪總合，可能會發現，其實開一次會的花費不少。組織基於要開的會實在太多了，而大家對於會議的認知不一，需要討論的內容小至員工慶生、大至政策發展，主題眾多，而會議的時間又有限，但仍需決議出具有共識的會議結果的情形下，若能針對平時開會的情形做診斷，找出妨礙會議進行的主要原因，或許才能有機會改善會議的效能，進ㄧ步節省組織所支付的會議成本。
參考書目：
派屈克.藍奇歐尼（2004）。開會開到死（第一版）（洪慧芳譯）。台北市：天下雜誌。（原著出版年：2004年）
齋藤孝（2004）。會議革命（第一版）（劉瑩慧譯）。台北市：商周出版。（原著出版年：2002年）